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Negócios

5 erros comuns nos reembolsos de despesas corporativas

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Com processos manuais e sem política clara para despesas, empresas sofrem com erros, fraudes e insatisfação dos colaboradores. Em tempos de inteligência artificial, automatizar a validação de recibos e notas é tendência no ambiente corporativo 

No ambiente corporativo, a gestão de reembolsos de despesas é um desafio significativo para muitas empresas. A falta de uma política clara e bem definida pode levar a decisões inconsistentes entre diferentes gestores, resultando em situações em que alguns colaboradores têm suas solicitações aprovadas, enquanto outros enfrentam negativas. Essa falta de padronização gera insatisfação interna e implica em gastos desnecessários, que podem comprometer o orçamento da organização.

Além disso, os processos manuais, ainda comuns na validação de documentos de reembolso, se tornam vulneráveis a erros e fraudes, perpetuando problemas como cobranças duplicadas e a aceitação de comprovantes inválidos. “Automatizar a validação dos comprovantes de reembolsos de despesas com inteligência artificial pode gerar economias significativas no tempo gasto na análise e aprovação e evitar erros manuais. Na prática, o processamento manual demanda tempo excessivo para conferência de recibos, categorização e aprovação, resultando em atrasos e insatisfação dos colaboradores”, afirma Willian Valadão, especialista em inteligência artificial e sócio da Dynadok.

 A introdução de soluções automatizadas por parte das empresas promete simplificar e acelerar esse processo, fornecendo um controle mais robusto e transparente dos reembolsos.  A seguir, veja as cinco falhas mais comuns em reembolsos corporativos.

Falta de uma política de reembolso clara

Se a empresa não estabelece uma política definida e acessível, corre o risco de receber pedidos indevidos de reembolso, o que gera confusão e gastos desnecessários. Imagine que, em uma fábrica, cada gestor interprete as regras de forma diferente. Então, um funcionário pode conseguir aprovação para um jantar corporativo de alto valor, enquanto outro tem a mesma solicitação negada. Ao estabelecer regras claras e automatizadas, a empresa garante que todos os reembolsos de despesas corporativas sigam critérios uniformes, evita conflitos e, principalmente, reduz custos desnecessários.

Aceitar comprovantes inválidos

A validação manual, inclusive nos reembolsos de despesas corporativas, é suscetível a erros, pois permite que documentos suspeitos ou incompletos sejam aceitos. Suponha que um colaborador submeta um recibo manuscrito referente a gastos com combustível em uma visita. Então, devido à pressa da equipe de finanças, o documento é aprovado sem a devida conferência. Isso abre brechas para fraudes e pagamentos indevidos. Por outro lado, a automação pode agilizar a análise de comprovantes, checar informações importantes e assegurar que cada documento esteja dentro das diretrizes estabelecidas pela empresa.

Erros na categorização das despesas

Lidar manualmente com diversas categorias contábeis pode levar a erros no registro de despesas, afetando o planejamento financeiro e a conformidade fiscal. Um exemplo comum é a classificação equivocada de um gasto com transporte como alimentação, gerando distorções no orçamento. No entanto, automatizar a análise de reembolsos permite padronizar a classificação de cada despesa para estudos futuros, eliminando erros e garantindo a conformidade fiscal da operação.

Cobranças duplicadas

A falta de uma visão centralizada pode levar ao pagamento repetido de uma mesma despesa, comprometendo o orçamento da empresa. Imagine que um colaborador envie um mesmo comprovante por dois canais diferentes. Sem um controle eficiente, há o risco de reembolso em dobro. Neste sentido, a implementação de um sistema inteligente capaz de centralizar as validações, analisar documentos e cruzar dados evitará o problema. A solução aumentará a transparência e garantirá maior controle do orçamento interno.

Ausência de controle sobre fraudes

Processos manuais dificultam a detecção de padrões suspeitos, permitindo fraudes como despesas pessoais sendo declaradas como corporativas. Um colaborador pode submeter um comprovante de uma compra pessoal como se fosse uma de trabalho, sem que ninguém perceba. A utilização de algoritmos de inteligência artificial, entretanto, pode identificar padrões anômalos e sinalizar automaticamente comportamentos suspeitos. Com isso, permite ações corretivas rápidas.

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Negócios

Parede de aço dobrada redefine esquina paulistana e transforma restaurante em ícone arquitetônico

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Com 2,5 toneladas de aço e conceito que valoriza o tempo, o novo Jacó, em São Paulo, aposta em leveza estrutural e integração urbana

Um restaurante que se abre para a cidade, redefine o espaço urbano e ainda conta com uma solução construtiva que equilibra precisão, leveza e imponência. Assim pode ser definido o projeto do novo Restaurante Jacó, em São Paulo, assinado pelos escritórios Clube Arquitetura e Agência TPBA, com estrutura metálica da AllumiAço e execução da Olerino Silva Obras.

A proposta arquitetônica parte da premissa de não apagar o passado, mas sim dialogar com ele. A antiga casa dos anos 1970, já bastante modificada ao longo do tempo, foi mantida com suas marcas e texturas. O novo capítulo é escrito em aço galvanizado. “Em vez de buscar uma harmonia forçada, preferimos trabalhar com as camadas do tempo. O sistema construtivo em aço entra como um novo elemento, autônomo e legível”, explica o arquiteto Gabriel Biselli, do Clube Arquitetura.

A grande protagonista é uma parede metálica dobrada em L, que atravessa o projeto, redefinindo tanto os limites internos quanto a conexão com a rua. “Criamos uma praça pública e uma varanda ajardinada, ampliando o restaurante para além dos seus limites. O Jacó não tem apenas um limite físico, mas uma transição”, afirma Priscila Bellas, da Agência TPBA.

Aço com alma e precisão

Segundo o CBCA (Centro Brasileiro da Construção em Aço), o projeto destaca-se por explorar os contrastes entre antigo e novo. A estrutura metálica, com 2,5 toneladas de aço, possibilitou precisão geométrica, flexibilidade, eficiência ambiental e adaptação contínua. “A parede metálica estrutura a relação entre o antigo e o novo, criando novas dinâmicas espaciais. Ela se desdobra para dentro, ampliando o salão, e para fora, criando um espaço público na esquina”, acrescenta Thiago de Almeida, da Agência TPBA.

A escolha por chapas galvanizadas seguiu uma lógica industrial inteligente, aproveitando módulos padronizados de 120 cm. Isso reduziu o desperdício e facilitou a montagem. “A fabricação foi totalmente pré-moldada, garantindo fidelidade ao projeto original e exigindo menos intervenções ao longo do tempo”, complementa Bellas.

Sobre o CBCA

O Centro Brasileiro da Construção em Aço (CBCA) é uma entidade criada em 2002 para ampliar a participação da construção industrializada em aço no Brasil. Gerido pelo Instituto Aço Brasil, atua com foco em inovação, sustentabilidade e desenvolvimento tecnológico. Mais informações: https://www.cbca-acobrasil.org.br

Ficha Técnica
Projeto Arquitetônico: Clube Arquitetura e Agência TPBA
Arquitetos Responsáveis: Gabriel Biselli, Thiago de Almeida e Priscila Bellas
Fabricante da Estrutura em Aço: AllumiAço
Execução da Obra: Olerino Silva Obras
Projeto Estrutural: AP Serralheria

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Negócios

Mais Cabello inaugura unidade em Belém com presença de Malvino Salvador

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A maior rede de transplantes e tratamentos capilares do Brasil chega à capital paraense com ação especial para os primeiros agendamentos

Com mais de 35 unidades espalhadas pelo país, a Mais Cabello, líder nacional em transplantes e tratamentos capilares, inaugura oficialmente sua nova clínica em Belém (PA). A chegada da rede à capital paraense marca um passo importante na missão da empresa de democratizar o acesso ao transplante capilar com excelência e resultados surpreendentes.

Para celebrar a inauguração, os 20 primeiros pacientes que agendarem seu transplante capilar na unidade Belém ganharão um convite exclusivo para o evento de lançamento, que contará com a presença do ator Malvino Salvador.

Reconhecida pela qualidade médica e tecnológica, a Mais Cabello oferece soluções completas que unem técnicas manuais especializadas, tecnologia de ponta e uma equipe altamente capacitada para atender diversas demandas estéticas e terapêuticas, incluindo transplantes capilares, de sobrancelhas, barba e tratamentos regenerativos para o couro cabeludo. https://www.maiscabello.com.br

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Negócios

Especialista em gestão empresarial, Raissa Venti propõe reorganização de processos para empresários que desejam crescer sem sobrecarga

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Soluções práticas e personalizadas para líderes que querem sair do operacional e aumentar a eficiência nas empresas com o uso estratégico do Notion

Com a crescente demanda por eficiência e produtividade, muitos empresários têm enfrentado dificuldades para estruturar suas operações internas de forma clara e escalável. Diante desse cenário, a especialista em gestão e processos empresariais, Raissa Venti, tem ganhado destaque ao oferecer soluções estruturadas para líderes que buscam sair do operacional e reorganizar suas empresas de maneira estratégica.

À frente da Consultoria Genius, Raissa propõe uma abordagem voltada à eficiência operacional, com foco na otimização de fluxos de trabalho, comunicação interna e aplicação inteligente de ferramentas digitais, especialmente o Notion, plataforma utilizada para centralizar a organização empresarial.

O serviço, voltado principalmente para pequenos e médios empresários, é estruturado em quatro sprints: diagnóstico de eficiência, otimização de processos, implementação do sistema personalizado no Notion e treinamento da equipe. O objetivo é permitir que os empreendedores deixem de atuar exclusivamente em tarefas operacionais e possam focar em decisões estratégicas, com apoio de processos bem definidos e replicáveis.

“Um dos principais entraves enfrentados pelos empresários que atendo é a dificuldade de delegar por falta de processos claros. Essa insegurança compromete a produtividade e gera sobrecarga emocional”, afirma Raissa Venti.

Além da reestruturação dos processos internos, a consultoria oferece um diferencial: a personalização de um sistema completo de gestão empresarial dentro do Notion, adaptado às necessidades de cada negócio. A proposta é substituir o uso disperso de várias ferramentas por um sistema único, funcional e de fácil utilização.

Outro ponto abordado por Raissa é a dificuldade comum de empresários que tentam aplicar metodologias complexas sem o devido suporte. Para isso, a especialista oferece não apenas um plano estruturado de execução, mas também acompanhamento e capacitação da equipe, o que contribui para a consolidação de uma nova cultura organizacional.

A Consultoria Genius também adota uma política de reembolso integral caso os resultados prometidos não sejam alcançados. “É um compromisso com a entrega. Trabalhamos para que o empresário tenha mais segurança, clareza e controle do próprio negócio”, diz Raissa.

O trabalho da especialista se destaca em um momento em que a automação, a gestão estratégica e a organização digital se tornam diferenciais competitivos, sobretudo para negócios que desejam escalar com sustentabilidade.

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