Um controle organizacional seguro sobre os encerramentos de processos nos sistemas dos escritórios de advocacia é primordial para uma gestão eficaz.

Atualmente, de acordo com o Conselho Nacional de Justiça – CNJ, mais de 80 milhões de processos estão em tramitação nos tribunais e nas varas do Brasil. Ainda de acordo com o CNJ, metade desses processos está em fase de execução, o que significa que cerca de 40 milhões de processos estão mais próximos do seu encerramento.

Um escritório de advocacia tem diversos processos a serem controlados. Desde a petição inicial, passando pelo cumprimento de prazos, a sentença e a cobrança dos honorários advocatícios, ou seja, muitos são os passos a serem controlados antes do encerramento destes processos.

Importante ressaltar que a gestão de processos judiciais por parte dos escritórios impacta diretamente no rendimento dos colaboradores. Essa gestão evita burocracias desnecessárias, além de gerar tempo extra para que os mesmos foquem suas forças de trabalho naqueles processos que realmente necessitam de inteligência e estratégia. Ademais, e não menos importante, isso traz confiança para os seus clientes e aumenta sua credibilidade no mercado.

Além disso, internamente, tal gestão facilita a estimativa de custos com os processos, gerando valor para os mesmos e pautando os advogados e gestores sobre os andamentos processuais.

Portanto, para o crescimento do negócio de forma organizada e sustentável, torna-se imprescindível o controle desses processos.

Em linhas gerais, o encerramento é a última fase do processo. É o ato final proferido pelo Poder Judiciário certificando a solução do conflito de interesses, seja por acordo, improcedência, extinção com ou sem julgamento do mérito, ou até mesmo condenação. Em um contexto macro, o encerramento reflete diretamente na redução da base ativa de processos, principalmente daqueles demandantes/demandados que possuem alto volume de demanda judicial.

Sabe-se que a base ativa de processos é acompanhada e controlada tanto pelo Poder Judiciário quanto pela iniciativa privada, com necessidade de gestão e metas para sua diminuição, uma vez que uma base ativa desatualizada e sem acompanhamento em tempo real, alinhada com o andamento no Judiciário, ocasiona uma operação ineficiente, impactando na provisão e aumento de custos.

Para tal controle, empresas de tecnologia surgem para automatizar esses encerramentos, garantindo a segurança e a celeridade na identificação dos processos nesta fase, em tempo real com o Judiciário. Tais ferramentas tecnológicas fazem a busca dos indícios de aptidão de encerramento nos sites dos tribunais, capturando e interpretando os últimos andamentos de forma rápida e eficaz.

Os requisitos analisados por essas ferramentas, antes do encerramento do processo, são: processo encerrado no Judiciário com trânsito em julgado, com validação do encerramento no processo principal e de todos os cadastros incidentais vinculados; cumprimento de todas as obrigações (decisões administrativas ou judiciais); inexistência de depósitos judiciais a serem levantados ou garantias vinculadas ao sistema, valores a serem pagos ou recebidos em caso de acordo realizado; baixa de gravames, penhoras ou hipotecas que tenham perdido o objeto em razão da extinção da ação.

O encerramento está no final da cadeia da tutela de um processo, e é necessário estar atento tanto à condução quanto à estratégia utilizada para que a baixa seja realizada na mesma agilidade da homologação de um acordo ou levantamento de alvarás, por exemplo. Cada detalhe do encerramento é importante, visto que erros podem acarretar em reativações indevidas de processos, e consequente em prejuízo jurídico.

A tecnologia é primordial nos dias de hoje, seja no setor que for. No mundo do Direito não é diferente. Historicamente geridos com base em planilhas e com milhares de processos empilhados em estantes, os escritórios precisaram se atualizar, desde a criação dos processos eletrônicos, para permanecerem ativos e competitivos no mercado.

*Thyago Nathan Fonseca dos Santos, advogado especialista em Direito Civil e Processual Civil pelas Faculdades Integradas de Bauru (FIB), atuando atualmente na área de Solução de Encerramentos da Finch*